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viernes, 11 de noviembre de 2011

¿Qué es un proceso en estado de control?

Causas comunes y especiales de variación

Un proceso en estado de control es aquel que no tiene causas especiales de variación

La primera cuestión aquí es aceptar que la variación es inevitable, cualquier proceso que consideremos tendrá variación en sus parámetros y variables clave. Estas variaciones podrán ser más o menos importantes en función de su relación con los valores aceptables para ese proceso.
La otra cuestión a considerar es que hay dos fuentes de variación que son las causas comunes y las causas especiales, si no somos capaces de identificarlas podemos cometer el error de tratar a unas como las otras y viceversa con el consiguiente perjuicio.

Las causas comunes de variación son inherentes a la naturaleza del sistema o proceso, es decir siempre estarán presentes a menos que cambiemos el proceso. Estas causas que generan el 85% de los problemas son acotadas y nos permiten establecer un margen de variabilidad que podemos comprometer. Por ejemplo, si hemos hecho un estudio estadístico de nuestro proceso de despacho y encontramos que, en condiciones normales de funcionamiento, podemos entregar una orden en un plazo que oscila entre 5 y 7 días, esto implica que causas comunes de variación generan ese desplazamiento de dos días.

Si efectivamente nuestro proceso se mantiene entre esos límites de variación, diremos que está en estado de control y seremos capaces de comprometernos en consecuencia. Es decir, podemos asegurar a cualquier cliente que enviaremos su pedido, como máximo, en 7 días. Si esto le sirve al cliente, satisfaciendo sus propias necesidades, diremos que nuestro proceso es apto para cumplir con esta especificación o requerimiento.

Si, en cambio, el cliente o mercado nos pide entregas en 5 días, deberíamos estudiar con algún método sistemático cuales son las más importantes causas comunes que están operando y, actuando sobre ellas,  modificar el proceso para lograr reducir los tiempos y la variación. Sería un grave error comprometernos en 5 días, sin hacer cambios en el proceso y solo pidiendo a nuestro personal que se esfuerce.

Los empleados no tienen nada que hacer, más allá de aportar su experiencia a un análisis de causas, para modificar un proceso en estado de control.

Podemos definir las causas comunes de variación como un sistema de fuentes de variabilidad aleatoria estabilizado en el tiempo.
Las causas especiales de variación son, en cambio, asignables, puntuales y sacan al proceso de su estado de control, generando resultados impredecibles. Si, por ejemplo, procesáramos una orden en 8 días, deberíamos analizar que causa especial operó (una partida de materia prima fuera de especificación, un operador no entrenado, una máquina rota, etc.), y tomar una acción rápida y directa sobre la misma. Las causas especiales son el 15% restante de problemas del proceso.

Como se deduce de lo anterior, lo primero que necesitamos de nuestro proceso es que este en estado de control, es decir sin causas especiales de variación. De esta manera estaremos seguros de poder predecir un nivel de funcionamiento. Luego, si ese nivel de funcionamiento no es apto, tendremos que trabajar sobre las causas comunes para mejorarlo.
La figura 1 nos muestra las principales características de las causas comunes y especiales de variación.

CAUSAS COMUNES
CAUSAS ESPECIALES
Son un sistema de fuentes de variabilidad aleatoria estabilizado en el tiempo
Son pocas fuentes de alto impacto
Son permanentes
Ocurren de manera circunstancial
Generan una distribución estable y predecible
Alteran la distribución de datos y hacen al proceso no predecible
Son las únicas presentes cuando el proceso está controlado (85%)
Cuando aparecen el proceso queda fuera de control (15%)
Disminuir su variación es responsabilidad de la dirección
Atacarlas implica acciones locales

Figura 1

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